Si vos collaborateurs se demandent pourquoi vos RH mettent 6 mois à leur rembourser leur mutuelle. Cet article est pour vous (ou à envoyer à un ami).
Vous connaissez bien vos RH. Vous les avez recrutés, intégrés et vous faites tout pour qu’il existe un climat de confiance entre eux et vous (si ce n’est pas le cas, n’hésitez pas à écouter ce podcast).
Pourtant, RH et gestionnaires de paie sont régulièrement critiqués par vos équipes opérationnelles. « J’ai donné mon justificatif de transport en commun dans mon dossier en tout début d’année », « Je n’ai toujours pas obtenu de remboursement de ma mutuelle au bout de 6 mois et après avoir envoyé deux fois fois mon échéancier ».
Voilà les 5 solutions qui s’offrent à vous :
1/ Appuyez-vous sur un SIRH. Tirez parti de la technologie et redonnez à votre gestionnaire de paie son rôle de validation des pièces justificatives plutôt que celui de les récupérer / scanner / télécharger. Évitez les indisponibilités récurrentes de votre service de paie pour cause de « contrôle des paies en cours ».
2/ Si la technologie est pour l’instant trop difficile à mettre en place, appuyez vous sur les managers et assurez vous qu’il y a bien un relais entre vous et le salarié. Ils penseront peut-être au début que vous vous défaussez sur eux mais la baisse de leurs délais d’attente les fera changer d’avis. Sans parler du temps gagné pour la veille réglementaire et la formation continue. Mais on cesse d’envoyer les éléments justificatifs par fax et les heures supplémentaires par SMS.
3/ Évaluez vos enjeux et particularités sectorielles et agissez. Le dimensionnement de votre service paie est peut être le bon sur le papier mais avez-vous conscience de toutes les particularités de votre activité et de leurs implications sur le cycles RH et paie ? Vos cycles d’activité et vos cycles de paies sont-ils correctement synchronisés ?
En tant que Service RH, vous êtes normalement sensibilisé aux notions de Santé mentale et de QVT. Votre gestionnaire de paie peut se trouver en détresse lorsqu’il a un nombre d’entrées / sorties très importantes à gérer sur la période ou qu’il subit un paramétrage incorrect sur son logiciel depuis des mois.
Nous vous avons déjà fait la distinction entre Paie internalisée, semi-externalisée, externalisée. C’est sûrement le moment de vous interroger quant à l’opportunité de l’un ou de l’autre.
4/ La semi-externalisation est bien moins coûteuse que toute erreur ou action corrective qui peut au contraire faire courir des risques financiers à l’entreprise. Surtout, elle s’adapte à votre situation. Que vous soyez dans une recherche de collaborateur et sollicitiez de l’aide de manière transitoire ou que vous décidiez de mettre en place une véritable démarche de conduite de changement et une prise en charge semi-externalisée de votre paie, toutes les situations sont envisageables.
5/ Demandez un audit externe et mettez le en rapport avec vos litiges prudhommaux, derniers redressements URSSAF, nombre de tickets ouverts dans votre logiciel SIRH, anomalies DSN remontées par l’URSSAF, nombre de réclamations collaborateurs. C’est le moment de prendre le temps de plonger en profondeur dans vos problématiques, de ne surtout pas aggraver la situation.
Sollicitez l’aide nécessaire d’équipes compétentes.
