Laissez nous vous présenter trois cas réels (anonymisés) et les problématiques auxquelles nous avons dû faire face. Plongée dans la réalité d’une intervention d’externalisation de la paie du secteur public.
Cela fait maintenant 8 ans que le secteur public, les collectivités locales et de nombreux établissements publics, nous sollicitent afin de bénéficier de services d’externalisation de la paie et de notre expertise réservée jusqu’alors au privé depuis les années 2000.
Réalisant peu à peu que la complexification de la paie ne les épargnerait pas, que les talents se feraient aussi plus rares et que la paie était effectivement une fonction sensible, les décideurs publics sont confrontés à la nécessité de sécuriser les traitements de la paie en la confiant à des spécialistes.
La gestion de paie est en effet une pratique invisible lorsque tout se passe bien mais surtout une bombe nucléaire et le cœur de toutes les difficultés quand il y a des loupés. Équipés dans un premier temps de logiciels spécialisés dans le traitement de la paie des fonctions publiques, nous avons été sollicités par des établissements de taille conséquente pour intervenir à distance sur leurs bases de données.
Ainsi notre capacité à intervenir quelquefois au pied levé dans des situations d’urgence, nous avons acquis une vraie réactivité, même en situation de crise.
Grâce au développement des outils de télétravail et de télécommunication nous sommes en mesure depuis l’origine d’intervenir sur tout le territoire métropolitain et avons même des clients outre mer. Ceci a exigé de notre part la création d’un processus solide et clair d’intégration du client et d’être en mesure de se déplacer afin de rencontrer les équipes, une polyvalence de logiciels et une grande réactivité.
1 / Sur une commune de la région Île-de-France qui emploie 450 agents, nous sommes intervenus d’un mois sur l’autre suite au départ en retraite non remplacé d’un gestionnaire de paie. Nous avons désormais repris la paie de manière définitive en externalisation à la demande du DGS convaincu que l’externalisation était une solution durable, la gestion des carrières, de la santé et des retraites restent en interne de telle sorte que le traitement du processus de paie s’intègre parfaitement à la GRH.
2/ Nous sommes intervenus également pour une réorganisation des services d’une grande région française suite à un audit externe après avoir identifié un ratio agents / nombre de gestionnaires de paie bien trop bas, donc un service trop large par rapport au nombre d’agents à gérer et à une dilution des responsabilités, un manque d’efficacité.
3/ Nous avons accompagné et accompagnons encore des restructurations juridiques qui aboutissent à transformer des structures associatives en groupements d’intérêt public ; ceci nécessite un travail de mise en équivalence des rémunérations, pour faire en sorte que les salariés acceptent la transformation de leur contrat de travail régi par le droit privé en contrat de droit public.
Quelquefois c’est l’inverse notamment en ce moment pour les services des eaux des collectivités territoriales qui s’autonomisent avec des contrats de droit privé parfois mêlés à des fonctionnaires titulaires. On comprend bien que ces problématiques sont complexes à traiter car elles supposent à la fois des compétences juridiques, une expertise en traitement des informations particulièrement de la paie et de la conduite du changement.
