Le numérique a eu un impact fort sur les pratiques d’externalisation de gestion de paie mais aussi pour notre profession toute entière. Du bulletin de paie disponible en deux secondes et parfaitement classé et archivé, à la transmission en un clic des mandats de paiement à l’agent comptable du public par le prestataire de paie externe, cette dernière décennie a transformé la manière de travailler des clients et accru la possibilité des prestataires d’externalisation de paie de fournir un service personnalisé.
Retour sur les pratiques qui nous font dire que gestion de paie et numérique sont définitivement une bonne idée.
Commençons par le bulletin de paie. Partie visible de l’iceberg, il est le résultat du travail d’un grand nombre d’acteurs dans l’entreprise (le manager, le service RH, le service paie, le service juridique…) et le salarié a des exigences fortes le concernant. Il doit être exact (sous peine d’amende), correctement paramétré, les variables du salarié doivent être exactement remplies et son dossier à jour. Exit les bulletins de paie qui trainent sur le bureau du collaborateur, ses informations confidentielles sont bien protégées et c’est un gain de temps pour le salarié de savoir que tous ses bulletins sont triés, accessibles de n’importe où et surtout tous disponibles immédiatement sur son compte.
La DSN (Déclaration Sociale Nominative) est la déclaration en ligne qui doit tous les mois être remplie par l’employeur à destination de Pôle Emploi, de l’URSSAF, de la CPAM…). Elle facilite la vie des entreprises en réalisant le calcul et le paiement des cotisations sociales. En contrepartie, la DSN ne permet plus les « bidouillages ». Le bulletin de paie doit être le reflet parfait de la relation de travail et de la bonne affectation des cotisations sinon la machine à remonter les informations et données des salariés à l’URSSAF, aux caisses de retraite de prévoyance et surtout au fisc rejettera impitoyablement toute dérive.
La création du lien SIRH et logiciel de paie fut une révolution pour beaucoup. Elle permet un meilleur suivi des variables du salarié car on sait bien que les erreurs sur la paie peuvent être catastrophiques pour l’entreprise. Si vos paramétrages initiaux sont corrects, il ne vous restera qu’à mettre à jour vos variables chaque mois. Votre logiciel de paie peut aussi automatiquement intégrer les mises à jour légales et conventionnelles (c’est d’ailleurs le cas de celui que nous offrons à nos clients dans notre solution 1).
Le résultat : moins de micro-tâches à réaliser et en réduisant le risque d’erreurs humaines une amélioration drastique des conditions de travail du gestionnaire.
La veille juridique est aussi devenue plus simple. Beaucoup d’éditeurs de revues ou de logiciels ont lancé leurs newsletters (gratuites ou payantes selon les cas). Prenez par exemples Editions Législatives, Editions Tissot, Légisocial…
Vous pouvez créer des alertes google afin de recevoir les articles récents parus sur les thèmes choisis. Indiquez par exemple « actualité paie » ou « jurisprudence sociale »
Ne négligez pas les réseaux sociaux. De plus en plus de comptes professionnels se lancent pour proposer une information intéressante dans un registre moderne. La plateforme sur laquelle ils se trouvent n’enlèvent rien à leur fiabilité ! Cherchez les hashtags tels que #gestiondepaie #paie #ressourceshumaines
La digitalisation a aidé les gestionnaires de paie du public à externaliser et faire appel à des entreprises privées pour les accompagner et les soulager de cette tâche qu’ils avaient de plus en plus de mal à remplir. Cela n’aurait pas été possible sans un développement des moyens techniques permettant au prestataire de produire les bulletins de paie, de les envoyer en temps et en heure, de sortir les mandats de paiement à destination de l’agent comptable et les états nécessaires au contrôle sans avoir à se déplacer aucunement chez le client.
L’informatisation des données paie permet à votre service RH d’éditer des statistiques et de vous fournir les chiffres d’une analyse plus pointue que jamais de vos données RH. Tout est compilé et vous avez accès à des indicateurs à la fois sur votre équipe et sur vos salariés que vous ne suiviez pas jusqu’ici afin d’améliorer la performance de votre fonction RH.
L’organisation claire et précise de vos pièces va également permettre de réduire le stress de voir arriver un contrôle, comme l’Urssaf par exemple. Tout est en ordre !
Enfin, les innovations technologiques permettent dorénavant aux entreprises d’externalisation comme la nôtre de proposer à leurs clients LA manière de travailler souple et adaptée à leur organisation qu’ils préfèrent. Est-ce que vous souhaitez que nous vous fournissions un logiciel de paie parfaitement paramètré ? Vous éditez vos bulletins de salaire et déclarations sociales et nous prenons en charge la cohérence des données dans le calcul des bulletins de salaire, la mise à jour des conventions collectives et les déclarations sociales.
Pour ceux qui décident d’une gestion externalisée de la paie, la technologie nous permet de prendre la main complètement sur le traitement de la paie (et de sa responsabilité), de réaliser le suivi et le contrôle des relations avec les organismes sociaux ainsi que la gestion des évènements liés au contrat de travail : rédaction, avenants, embauches, départs… Le tout dans un cadre numérique sécurisé et une transmission parfaitement confidentielle de vos données ! Sans oublier que l’avènement du télétravail a aussi permis de banaliser le travail à distance en multipliant les visios d’ajustement tout au long de la relation.
Aujourd’hui au moins 40 % des organisations, entreprises, associations ou établissements (tous secteurs confondus) déclarant une DSN, est générée par un prestataire de paie ce qui démontre que l’externalisation est entrée dans les mœurs. Notre discipline s’est définitivement digitalisée. Décuplant nos manières de vous accompagner, pour le meilleur et une plus grande tranquillité au quotidien.
